Suddividere un documento in diversi file con LibreOffice Writer

Lavorare ad un documento complesso in maniera collaborativa rappresenta una sfida non trascurabile: non potendo affidarsi a soluzioni basate sul web poiché troppo limitanti sul piano delle funzionalità, si ricorre spesso a soluzioni di condivisione file di varia natura, che tuttavia non permettono a più autori di modificare simultaneamente lo stesso file: si correrebbe infatti il rischio di perdere alcune modifiche.

In questo post vedremo come far fronte – grazie a LibreOffice – a questa situazione creando un documento, i cui contenuti sono in realtà memorizzati su altri documenti (corrispondenti ad altrettanti file) e vengono incorporati dinamicamente: il risultato finale è un unico documento con uno stile coerente ed una struttura ben definita, ma col vantaggio di permettere a ciascun autore di modificare liberamente il proprio file senza temere d’interferire con il lavoro altrui.

1. Il documento master

Il primo passo consiste nel creare il documento master (riconoscibile per l’estensione .odm), all’interno del quale va definita la struttura del documento, vanno inseriti eventuali sommari, indici, intestazioni, … e va modificato a vostro piacimento ogni aspetto legato alla formattazione e all’impaginazione.

  1. Aprite LibreOffice Writer e – nella barra dei menu – fate clic su File » Nuovo » Documento master;
  2. Si aprirà una nuova finestra di LibreOffice Writer e verrà aperto automaticamente il riquadro Navigatore (in caso contrario, premete il tasto F5);
  3. Apportate eventuali modifiche e salvate il file facendo clic – nella barra dei menu – su File » Salva.

D’ora in avanti la finestra Navigatore diverrà uno strumento indispensabile per gestire la struttura e i contenuti del documento master, perciò vale la pena soffermarcisi un attimo: essa mostra la lista ordinata dei contenuti, che all’inizio includono solamente la voce Testo, ma che mostreranno più avanti anche una voce per ogni documento collegato; facendo clic su ciascuno di essi è possibile:

  • modificare il contenuto (Modifica) o il file cui si riferisce (Modifica collegamento);
  • inserire un nuovo contenuto in posizione immediatamente precedente (Inserisci);
  • eliminare il contenuto (Elimina).

Uno dei punti di forza, che si rivela molto utile in caso di ripensamenti circa l’ordine delle varie sezioni, consiste nella possibilità di spostare i blocchi di contenuti semplicemente trascinando e rilasciando la voce corrispondente: in questo modo potete spostare tutti i contenuti di un documento collegato semplicemente riposizionando la relativa voce.

Aggiungere contenuti testuali

Una volta aggiunti dei documenti collegati, per inserire del testo nel documento master dovete procedere nel modo seguente:

  1. Aprite la finestra Navigatore mediante il tasto F5 e fate clic con il tasto destro sulla voce relativa al documento collegato prima del quale volete inserire il testo;
  2. Fate clic su Inserisci » Testo;
  3. Selezionate la voce Testo appena inserita nella lista e modificatela a piacere.

Aggiungere un indice

Per inserire un indice è sufficiente procedere in modo analogo a quanto appena visto:

  1. Aprite la finestra Navigatore mediante il tasto F5 e fate clic con il tasto destro sulla voce relativa al blocco prima del quale volete inserire l’indice;
  2. Fate clic su Inserisci » Indice;
  3. Impostate le preferenze desiderate e fate clic sul pulsante OK.

Ovviamente l’indice tiene conto sia dei contenuti veri e propri del documento master, sia di quelli importati dai documenti collegati.

2. I documenti collegati

Una volta creato il documento master, è il momento di aggiungere i documenti collegati, il cui contenuto viene automaticamente inserito nella posizione indicata dalla finestra Navigatore: non appena si aggiunge il documento, è possibile vedere – ma ovviamente non modificare – i contenuti importati.

  1. Selezionate dall’elenco nella finestra Navigatore il blocco prima del quale volete inserire il documento collegato (in seguito come detto potrete spostarlo semplicemente trascinando la voce corrispondente in una posizione differente);
  2. Fate clic con il tasto destro sulla voce corrispondente e selezionate Inserisci » File (se volete utilizzare un file esistente) o Inserisci » Nuovo documento (se volete che venga creato un nuovo documento vuoto);
  3. Nel secondo caso, aggiungete eventuali contenuti al nuovo file e salvatelo facendo clic – nella barra dei menu – su File » Salva.

Dal momento che i contenuti dei documenti collegati vengono importati dinamicamente, il documento master tiene traccia della loro posizione (relativa a se stesso): si consiglia pertanto di tenerli nella stessa cartella del documento master per prevenire eventuali problemi di importazione.

Per ulteriori informazioni potete consultare il wiki di LibreOffice.

3. Collaborazione

Non mi resta che concludere mostrando come sia facile ora collaborare alla stesura del documento: è sufficiente scegliere con cura i documenti collegati in modo che la stesura di ciascuno sia affidata ad uno specifico autore, mentre chi si occupa della struttura, della formattazione e dell’impaginazione generale potrà lavorare comodamente sul documento master.

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