Posta sempre in ordine con Gmail grazie ad etichette e filtri

Mantenere organizzata la propria casella di posta elettronica può diventare un’operazione lunga e noiosa, soprattutto se con il passare del tempo le mail si accumulano (complice l’enorme spazio messo a disposizione da servizi come Gmail o Microsoft Live/Outlook): in questo caso recuperare una vecchia mail o effettuare un’operazione di pulizia può richiedere diverso tempo. In questo post vedremo come utilizzare le etichette di Gmail in combinazione ai filtri di ricerca per catalogare in maniera automatica ed efficiente la nostra posta.

Etichette

Elenco etichette | Gmail
Elenco etichette di Gmail

Le etichette rappresentano lo strumento ideale per classificare le vostre mail in base ai criteri che preferite: per creare una nuova etichetta, è sufficiente fare clic sulla voce Altro e quindi sul collegamento Crea nuova etichetta (v. figura); nella nuova finestra indicate il nome da assegnare all’etichetta e se volete inserirla come figlia di un’altra (ciò permette di creare una gerarchia complessa a piacere).

A ciascuna etichetta è associato un colore, che permette di identificare visivamente i messaggi di posta cui essa sia stata assegnata: per cambiare il colore associato, fate clic sulla freccia verso il basso che appare a destra dell’etichetta al passaggio del mouse; apparirà un menu a discesa che permette di:

  • cambiare (o rimuovere) il colore assegnato;
  • mostrare o nascondere l’etichetta selezionata dal menu (per farla riapparire una volta nascosta fate clic su Altro, quindi Gestisci etichette: nella finestra individuate l’etichetta in questione e fate clic su Mostra);
  • modificare il nome dell’etichetta (o la posizione nella gerarchia);
  • eliminare l’etichetta;
  • aggiungere un’etichetta figlia della corrente.

Filtri

Ricerca posta | Gmail
Ricerca posta | Gmail

Le etichette sono uno strumento di indubbia utilità, ma assegnarle manualmente diventa alla lunga un’operazione noiosa, soprattutto se la casella di posta è piuttosto intasata.

Grazie ai filtri, tuttavia, è possibile definire delle regole e dei criteri per l’assegnazione automatica delle etichette ai messaggi (presenti e futuri) in base a mittente, destinatario, oggetto, contenuto, data, presenza di allegati e così via; la procedura è piuttosto semplice e consta di pochi semplici passi:

  1. fate clic sulla freccia a destra della casella di ricerca (visibile accanto al logo di Gmail);
  2. inserite i criteri corrispondenti ai messaggi di posta cui volete sia assegnata un’etichetta;
  3. fate clic sul collegamento Crea filtro con questa ricerca in basso;
  4. apparirà una lista di opzioni: aggiungete un segno di spunta accanto a Applica l’etichetta e selezionate dall’adiacente menu a discesa l’etichetta da assegnare;
  5. se volete applicare l’etichetta ai messaggi esistenti, aggiungete il segno di spunta all’opzione Applica il filtro anche a … conversazioni corrispondenti in basso a destra (in caso contrario, il filtro verrà applicato ai soli messaggi futuri, sia in entrata sia in uscita);
  6. fate clic su Crea filtro.

Filtro avanzato

Un aspetto da tenere ben presente è che il filtro viene applicato ai soli messaggi che soddisfino tutte le condizioni specificate al passaggio 2 della procedura appena descritta: ciò significa che inserendo un valore sia per il mittente sia per il destinatario (criteri multipli) il filtro si applica ai soli messaggi che abbiano sia il mittente sia il destinatario corrispondenti ai valori inseriti; una situazione analoga si verifica qualora si specifichino valori multipli per lo stesso campo, ad esempio una lista di 2 o più mittenti: in questo caso specifico nessun messaggio corrisponderà al filtro in quanto tutti i messaggi hanno un solo mittente (non tutti i mittenti specificati nella lista).

In entrambi i casi ciò che si vuole ottenere solitamente è che il filtro venga applicato qualora almeno una delle condizioni indicate sia soddisfatta, ossia:

  • il mittente o il destinatario coincidano (caso 1);
  • il messaggio sia inviato da uno qualsiasi dei mittenti indicati (caso 2).

Per ottenere tale risultato è necessario utilizzare la parola chiave OR, che rappresenta l’operatore logico di unione: nel primo caso occorre modificare manualmente la stringa visibile nella casella di ricerca al termine della procedura, costituira da una sequenza di elementi del tipo

condizione:{valore}

separati da uno spazio: è sufficiente inserire la parola OR tra ciascuna coppia di condizioni, ad esempio:

condizione1:{valore1} OR condizione2:{valore2} OR condizione3:{valore3}

Nel secondo caso (valori multipli per lo stesso criterio di ricerca) è sufficiente inserire la parola chiave OR tra i valori direttamente nel campo corrispondente, ad esempio:

mittente1 OR mittente2

Per modificare o eliminare un filtro esistente, è sufficiente fare clic sull’icona a forma di ingranaggio in alto a destra e selezionare la voce Impostazioni: fate clic sulla sezione Filtri per visualizzare quindi la lista completa dei filtri esistenti.

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Un pensiero riguardo “Posta sempre in ordine con Gmail grazie ad etichette e filtri

  1. Grazie 1000, con la parola chiave OR trai valori multipli sono riuscito a dare una grande sgrassata!!!
    Ora però questa cosa non funziona se le emails arrivano non dall’account primario gmail che utilizzo ma da un account che confluisce in gmail come ad esempio il mio account email yahoo: le emails che mi arrivano e che comunque filtro in un’altra etichetta risultano comunque doppie! Esempio: il mio amico Francesco mi scrive sulla mia email di Yahoo: Quando andrò ad aprire GMail, ritroverò la sua email sia nella etichetta “Yahoo” che in quella “Amici”! Poiché sembra non funzionare in questi casi la spunta “Ignora Posta in arrivo (Archivia)” poiché derivante non dall’account Gmail ma da quello importato Yahoo!
    Come posso fare?!? Devo veramente poi scremarle una per una, non c’é lo stesso filtro automatico da poter creare?!?
    Help me!!!

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